Desembolso de caixa é tudo aquilo que retira dinheiro ou fundo de uma empresa. Despesa, gasto e custo são tipos de desembolso de caixa que possuem conceitos totalmente diferentes, e que pouca gente sabe diferenciá-los. É de suma importância entender a diferença de cada um deles, para saber onde colocar cada tipo de desembolso e assim analisar corretamente a saúde financeira da sua empresa.

1. Despesas

Esse tipo de desembolso é tudo aquilo que a empresa precisa para manter o funcionamento básico do seu negócio, como por exemplo: salários, material de escritório, telefone, aluguel, comissão de vendedores, compra de publicidade, etc. Esses desembolsos têm a influência no aumento da receita, sendo que é muito importante sabermos diferenciar o despesa fixa da despesa variável.

a) Despesas Fixas: São as despesas que não variam independente da produção. É preciso prestar muita atenção nessas despesas para que não haja uma variação mês a mês. Aluguel é uma despesa fixa, e se a empresa estiver produzindo mais ou produzindo menos, o valor do aluguel permanece o mesmo.

Uma conta de energia elétrica pode ser considerada fixa, porém tem alternâncias de valores de um mês para o outro. No verão, por exemplo, essa conta tende a vir mais alta que no inverno; isso por conta do uso do ar condicionado, porém, isso não implica em aumento de produção. Portanto, deve ser alocado em despesas fixas.

b) Despesas Variáveis: Como o próprio nome já diz, varia de acordo com a produção da empresa e com as vendas, como por exemplo: as despesas com comissões de vendedor; essa comissão é maior à medida que o vendedor vende mais.

2. Gastos

São os valores que a empresa não previu no orçamento, mas que precisa arcar para continuar com a produção. Como o gasto é imprevisível, ele causa um certo "prejuízo". Exemplo: substituição de peças com defeito e assistência técnica.

3. Custos

Custo é aquele valor que varia de acordo com a produção, ou seja, quanto mais produto, bem ou serviço se gera, maior o custo. Por isso, na sua maioria, variam diretamente com a produção. Os custos podem ser vistos “como sacrifício de recursos”, para gerar os produtos ou serviços vendidos pela empresa. Em uma loja, em comércio, são gastos para aquisição das mercadorias revendidas; dentro da indústria são todos aqueles gastos no processo de fabricação e nos serviços aqueles gastos necessários para a prestação do serviço.

Pessoal, espero ter enriquecido e colaborado trazendo essas explicações, para que sejam aplicados corretamente no dia a dia de vocês.