Para melhorar o controle de atendimentos que geraram reembolso, criamos um novo fluxo dentro do sistema. Veja só como funciona.
Cadastrando os motivos de reembolso:
Antes de iniciar o uso do fluxo de reembolso, é interessante que seja cadastrado os motivos de se ter um reembolso dentro do sistema, como forma de ajudar no controle disso posteriormente. Para realizar este cadastro, basta acessa [Configurações > Financeiro > Motivos de Reembolso]. Em seguida, acesse a aba [Cadastrar] e insira o motivo que desejar.
Identificando o reembolso dentro do atendimento:
Para identificar que um atendimento foi reembolsado, basta acessar o atendimento em questão em [Exibir Atendimentos]. Na aba [Editar], vá até o final da página e no botão [Ações] e selecione a opção [Reembolsar]. Ao clicar nesse botão, uma nova janela aparecerá onde você irá inserir as seguintes informações:
Informações do Recebedor
CPF/CNPJ do recebedor: preenchido automaticamente com o nome do beneficiário vinculado ao atendimento;
Nome do recebedor: preenchido automaticamente com o nome do beneficiário vinculado ao atendimento;
E-mail: preenchido automaticamente com o nome do beneficiário vinculado ao atendimento;
Forma de Pagamento: conforme selecionado, será necessário inserir as informações de pagamento, como conta bancária e chave pix.
Informações do Reembolso:
Número do documento: número da nota fiscal ou do documento de acompanhamento do reembolso;
Motivo do reembolso: conforme cadastrado pela Assistência;
Pagamento para: selecionar quem estará recebendo esse reembolso;
Valor (R$): valor a ser reembolsado;
Arquivo da nota fiscal: caso já tiver o documento, é possível anexá-la ao reembolso;
Observações: espaço dedicado para qualquer observação referente ao reembolso.
Ao inserir estas informações, basta clicar no botão [+Cadastrar Reembolso].
Acompanhando o reembolso:
Após realizar este cadastro, o mesmo ficará salvo dentro de [Financeiro > Reembolso]. Nesta aba será possível acompanhar o reembolso, mudar informações, anexar nota fiscal e enviar o reembolso para contas a pagar.
Um reembolso poderá ter os seguintes status:
Aguardando nota: ao cadastrar o reembolso e não anexar nenhum arquivo de nota fiscal, o sistema automaticamente colocará o reembolso neste status;
Aberto: ao cadastrar o reembolso com nota fiscal, ou inserir depois, reembolso ficará neste status;
Pagamento gerado: com a nota fiscal atrelada ao reembolso, ao envia-lo ao contas a pagar como um "pagamento agendado", o reembolso ficará neste status;
Reembolso Pago: ao enviar o reembolso ao contas a pagar como um "pagamento realizado" ou ao identificar dentro de contas a pagar que o mesmo foi pago, o reembolso ficará neste status, ou seja, será finalizado.
Ainda dentro da aba de [Reembolso], é possível enviar um reembolso ao contas a pagar, por onde se fará o controle do pagamento, podendo identificar que o reembolso está com pagamento agendado ou se já foi realizado.
Legal né?! Se você ficou com alguma dúvida em como utilizar esse fluxo, nos chame no chat! 🚀